Otwarta przestrzeń

Opis techniki

Otwarta przestrzeń (ang. Open space) jest specyficzną metodą organizacji spotkań i konferencji. Jest ona niezwykle elastyczna pod każdym względem. Może dotyczyć grup od kilkunastu do nawet 2 tys. osób. Spotkania organizowane są wokół jakiegoś wiodącego tematu, ale jest to jedyna kwestia, która jest ustalana przed spotkaniem. Reszta zależy od uczestników.

Program i podział na grupy ustalane są przez samych uczestników w trakcie samego spotkania. Uczestnicy zgłaszają propozycje poszczególnych wątków rozmowy i namawiają innych, aby przyłączyli się do grupy, która dane zagadnienie omawia. Grup takich w czasie jednego spotkania może być sporo i dlatego ważne jest, aby fizyczna przestrzeń umożliwiała pracę w mniejszych grupach (oddzielne sale, względnie sala, na której da się zestawiać ze sobą stoliki do poszczególnych tematów). Praca w grupach na dany temat nie powinna trwać dłużej niż 1,5 godziny. Każda z grup przygotowuje zwarty raport opisujący wyniki jej pracy tak, aby był on dostępny dla osób spoza grupy. Spotkania oparte o technikę otwartej przestrzeni mogą trwać od kilku godzin do nawet kilku dni. Czasem z powodu tak luźnej struktury ten rodzaj spotkań nazywa się antykonferencjami.

Po raz pierwszy spotkanie według tej formuły zostało zaproponowane na początku lat 80-tych przez Harrisona Owena. Jego pomysł był wynikiem frustracji, jakiej doświadczył, kiedy okazało się, że wśród uczestników organizowanej konwencjonalnie konferencji najciekawsze były przerwy na kawę.

Technika ta świetnie nadaje się do sytuacji, kiedy grupa osób w krótkim czasie wymienić chce się swoją wiedzą, przedyskutować ważne dla niej zagadnienia i znaleźć rozwiązania. Konferencja kończy się planowaniem działań na przyszłość, za które uczestnicy biorą odpowiedzialność. Otwartość struktury wątków spotkania kompensowana być powinna skrupulatnością w formułowaniu rekomendacji i podejmowaniu zobowiązań. Z tego też powodu metoda ta nie sprawdza się w sytuacji, kiedy uczestnicy mają obojętny stosunek do tematu (częściowo sytuacja taka eliminowana jest przez fakt, że na spotkania przychodzą wyłącznie dobrowolnie osoby zainteresowane). Zgodnie z nazwą oczywiście każdy może być uczestnikiem spotkania. W całym spotkaniu obowiązuje tylko jedna zasada – zasada głosowania nogami. Jeśli daną osobę nudzi temat grupy dyskusyjnej, w której aktualnie się znajduje powinien ją opuścić i przejść do innej lub mieć „czas dla siebie”.

Metoda sprawdza się dobrze w szczególności, kiedy sprawa, której dotyczy charakteryzuje się wysokim stopniem złożoności, kiedy dostępne są osoby o wysokich i zróżnicowanych kompetencjach, kiedy sprawa angażuje uczestników – może to być aktualny albo potencjalny konflikt -, a także, gdy rozwiązanie danej kwestii ma pilny charakter.

Więcej informacji o metodzie i sposobach jej wykorzystania znajduje się na stronie OpenSpaceWorld.org.

Opis techniki powstał w ramach projektu „Wzmacnianie mechanizmu partycypacji w m.st. Warszawy” współfinansowanego przez Norwegię w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz ze środków budżetu Państwa, realizowanego przez Centrum Komunikacji Społecznej Urzędu m.st. Warszawy.