Otwieranie Białołęckiego Ośrodka Kultury na głos i potrzeby mieszkańców

1. Esencja projektu

 2. Kontekst

Białołęka określana jest czasem mianem „sypialni Warszawy”, stanowiąc często pierwszy przystanek dla osób przybywających do stolicy na studia lub w poszukiwaniu pracy. To miejsce nie kojarzące się z pojęciem silnej lokalnej wspólnoty, osadzonej wokół ważnych miejsc w dzielnicy i kultywujących jej wyjątkowość.

Z kolei sam Białołęcki Ośrodek Kultury (BOK) – główna instytucja kultury w dzielnicy, jest dość młodą placówką, powoli zakorzeniającą się w lokalnej społeczności. Początkowo funkcjonował w dość hermetycznej formule aż do 2013 roku, gdy jej dyrektorem został Krzysztof Mikołajewski, stawiając za swój priorytet wizję rozwoju BOK jako instytucji otwartej na głos i potrzeby mieszkańców i współpracę z innymi podmiotami na terenie dzielnicy. W kontekście budowania tożsamości lokalnej społeczności Białołęki wydawało się niezwykle ważne. Najwyższą formą “otwartości” miało być Forum Ośrodka Kultury – rodzaj ciała doradczego BOK, składające się z mieszkańców, chętnych wspierać i doradzać jego pracownikom; będącego łącznikiem z mieszkańcami i trwale zakorzenione w strukturze instytucji.

3. Działania

3.1 Działania przygotowawcze

Pierwsze działania w projekcie opierały się głównie na zapoznaniu pracowników BOK z projektem i budowaniu relacji z różnymi podmiotami z otoczenia instytucji, które mogłyby wesprzeć nie tylko realizację projektu, ale też codzienną działalność BOK. Odbyły się następujące spotkania:
– warsztat z pracownikami BOK, którego głównym tematem była rozmowa nt. różnych typów odbiorców oferty instytucji i innych, potencjalnych interesariuszy z jego otoczenia. Na podstawie warsztatu przygotowano listę interesariuszy BOK wraz z ich charakterystyką. Lista była podstawą do dalszych działań;
– spotkanie z przedstawicielami wspólnot i spółdzielni mieszkaniowych z obszaru Białołęki oraz z przedstawicielami białołęckich organizacji pozarządowych. Podczas obu spotkań rozmawiano na temat specyfiki dzielnicy i różnych grup jej mieszkańców, a także o podejmowanych przez ww. podmioty działań, sprawdzonych sposobów i pomysłów na skuteczne komunikowanie się z mieszkańcami oraz potencjalnej współpracy z BOK. Wszystkie zgromadzone podczas warsztatów kontakty (oraz deklaracje współpracy) wsparły realizację projektu, a obecnie służą pracownikom BOK w codziennej pracy i organizacji kolejnych wydarzeń.

Działaniem przygotowującym grunt pod dalsze etapy projektu była też akcja plenerowa, polegająca na tworzeniu przez mieszkańców “oznaczeń” miejsc dla nich ważnych (istniejących bądź już nie, ale wciąż budzących wspomnienia). Jej celem było wzmacnianie społeczności lokalnej i budowanie i wzmacnianie poczucia wspólnej tożsamości mieszkańców Tarchomina (części Białołęki, w której znajduje się Białołęcki Ośrodek Kultury) w oparciu o przestrzeń dzielnicy. W trakcie trzech odsłon akcji, w różnych rejonach Tarchomina, zespół projektu wraz z animatorkami z BOK przemieszczał się wraz z tzw. latobokiem (specjalną konstrukcją służącą do prowadzenia działań animacyjnych, będącą na wyposażeniu BOK), zachęcając mieszkańców do stworzenia własnej, drewnianej tabliczki z nazwą wybranego miejsca, a także jego opisu oraz zaznaczenia go na mapie. W akcji wzięło udział ok. 300 osób, a uczestnicy mieli okazję dowiedzieć się o także o projekcie i planowanych działaniach (rozdawane były ulotki). Tabliczki zostały umieszczone we wskazanych przez mieszkańców miejscach w przestrzeni dzielnicy, dzięki czemu były jeszcze ponad miesiąc dostępne także dla innych. Z punktów zgłaszanych przez mieszkańców powstała wydrukowana mapa. Zgodnie z duchem całego działania, mapa miała być także dziełem społeczności sąsiedzkiej, dlatego po zebraniu wszystkich punktów zaprosiliśmy mieszkańców do wzięcia udziału w warsztacie graficznym, w trakcie którego mogli oni sami narysować jej elementy.

Mapa jest obecnie dystrybuowana w siedzibie BOK i dostępna w wersji pdf. Pozytywny efekt przyniosły też podjęte przez nas działania promocyjne – informacja o mapie pojawiła się w mediach (m.in. w gazecie Metro i na portalu TVN Warszawa).

Pod koniec trwania projektu (luty 2016), by ponownie przypomnieć o powstałym materiale, zorganizowana została akcja stylizowana na grę miejską, w której mieszkańcy poszukiwali miejsc zaznaczonych na mapie i zbierali w nich pieczątki, które można było wymienić na nagrodę w postaci magnesów zawierającą fragmenty grafiki mapy.

3.2 Diagnoza dotycząca oferty i sposobu funkcjonowania BOK

Kolejnym, ważnym etapem projektu było przeprowadzenie rozmów z mieszkańcami Białołęki nt. oferty i sposobu funkcjonowania BOK. W czerwcu, w różnych częściach dzielnicy (ze względu na chęć dotarcia do jak największej liczby mieszkańców z różnych jej rejonów) odbyło się w sumie 5 otwartych spotkań z mieszkańcami. Niektóre z nich były skierowane do specyficznych grup odbiorców (np. seniorów oraz młodzieży). Wszystkie miały formę warsztatową. Głównym ich celem była próba oceny działalności BOK (w ramach trzech obszarów tematycznych: oferta, komunikacja i współpraca oraz wskazanie pomysłów na jej ulepszenie. Dodatkowo, nawiązując do wcześniej przeprowadzonej akcji plenerowej, częścią warsztatu była rozmowa i nanoszenie na mapę miejsc na Białołęce, które uczestnikom kojarzą się z kulturą.

Podczas spotkań pierwszy raz prezentowaliśmy też uczestnikom szerzej ideę Forum Ośrodka Kultury (nowego ciała doradczego BOK, reprezentującego różne grupy społeczne i łączącego instytucję z potrzebami lokalnego środowiska) i zbieraliśmy ich zgłoszenia.

Każde spotkanie prowadziły dwie osoby z ramienia Stoczni (pracowniczka oraz wolontariuszka), na każdym była też pracowniczka BOK.

Informacja o spotkaniach była dystrybuowana za pomocą specjalnie przygotowanych ulotek i plakatów, a także poprzez stronę www Białołęckiego Ośrodka Kultury (w specjalnie przygotowanej podstronie projektu: www.bok.waw.pl/wydarzenia/mwos). O spotkaniach konsultacyjnych (jak i o całym projekcie) poinformowano też osobno członków Komisji Oświaty, Kultury i Sportu Urzędu Dzielnicy Białołęka oraz uczestników warsztatów przygotowawczych w projekcie.

Nie zawsze zadowalająca frekwencja na spotkaniach, skłoniła jednak organizatorki procesu do zaplanowania pozostałych rozmów z mieszkańcami w bardziej animacyjnej formule, przy okazji wydarzeń i warsztatów organizowanych przez Białołęcki Ośrodek Kultury i głównie w formie plenerowej. Decyzja o przyjęciu animacyjnej formy wiązała się też z potencjałem zebrania szerszego spektrum opinii. Spotkania zostały zaplanowane na sierpień i odbyło się w sumie 5 akcji – na tzw. Tarasie Kultury w BOK (w otwartej przestrzeni wykorzystywanym latem przez ośrodek) i w pobliskim Parku Picassa (gdzie także swoje działania i wydarzenia organizuje latem BOK). Merytoryczny zakres rozmów pozostał ten sam, jednak został przeniesiony na bardziej animacyjne i prostsze formy – naklejanie karteczek z opiniami czy przyklejanie naklejek na specjalnej skali, pozwalającej ocenić ośrodek pod różnymi względami.

Uzupełnieniem diagnozy była ankieta on-line, która została zamieszczona w zakładce projektu na stronie BOK oraz rozesłana newsletterem i innymi kanałami informacyjnymi BOK. Dużo skuteczniejsze w dotarciu do mieszkańców okazały się jednak bezpośrednie rozmowy z mieszkańcami – ankietę on-line wypełniło jedynie kilkadziesiąt osób.

Na podstawie materiału zebranego z warsztatów, spotkań animacyjnych i ankiety on-line, pracowniczki Stoczni przygotowały raport, zaprezentowany pracownikom BOK, który zawiera konkretne wskazówki dot. ulepszeń w funkcjonowaniu instytucji. Potencjalnie stanowi też pomoc dla konstytuującego się Forum Ośrodka Kultury, dając wskazówki do pierwszych tematów spotkań.

3.3 Forum Ośrodka Kultury (oraz konsultacje terenu byłego boiska)

Do Forum Ośrodka Kultury można się było zgłaszać w trakcie czerwcowych warsztatów z mieszkańcami, a także przez specjalny formularz on-line propagowany przez www i fb BOK. W sumie zgłosiło się 26 osób. Pierwsze ich spotkanie było pierwotnie zaplanowane na początek września, jednak odbyło się dopiero pod koniec listopada. Opóźnienie spowodowane było niespodziewanym odejściem ówczesnego dyrektora BOK i koniecznością wstrzymania działań aż do czasu powołania nowego kierownika instytucji, który potencjalnie mógł podtrzymać poparcie dla idei projektu lub go zaniechać. O sprawie na bieżąco informowaliśmy osoby, które zgłosiły się do Forum. Wybrana w listopadzie nowa dyrektor zgodziła się jednak na kontynuację projektu, otwierając tym samym możliwość rozpoczęcia działań na rzecz stworzenia nowego ciała doradczego przy ośrodku kultury.

Z racji skrócenia harmonogramu, intensywna praca Forum rozplanowana została na trzy miesiące – między listopadem a lutym. Odbyło się w sumie siedem 3-godzinnych spotkań, pomiędzy którymi część uczestników zaangażowała się także w pracę w terenie. Ze względu na intensywność spotkań i okołoświąteczny czas nie udało się utrzymać wysokiej frekwencji – spośród 26 zgłoszonych osób, aktywnie (i w miarę regularnie) pracowało ok. 15, ale – co ważne, grupa była zróżnicowana – pod kątem płci i wieku (najmłodszy członek Forum am 12 lat, a najstarszy 70); wśród uczestników byli zarówno zwykli, niezrzeszeni mieszkańcy, jak i przedstawiciele grup nieformalnych i lokalnych organizacji pozarządowych.

Przed Forum postawione zostały dwa główne zadania – jedno dotyczyło ustalenia zasad działania, funkcjonowania, uzgodnienia idei i warunków brzegowych dla tego ciała (akceptowanych zarówno przez pracowników BOK, jak i członków Forum). Drugie polegało na opracowaniu pomysłu na nowe funkcje dla nieużywanej od dawna przestrzeni po byłych kortach tenisowych, z którego BOK – dzięki uprzejmości władz dzielnicy, uzyskał zgodę na korzystanie.

Konsultacje przestrzeni boiska

Główną ideą stojącą za włączeniem konsultacji przestrzeni po byłych kortach do projektu była chęć nauczenia członków Forum konkretnych i prostych do powtórzenia mechanizmów wspierających działania partycypacyjne na szczeblu lokalnym. Chodziło więc o pokazanie jak rozpocząć rozmowę z sąsiadami, jak przeprowadzić ankietę czy też jak zanalizować zgromadzone dane.

Pierwszym elementem procesu była diagnoza, która opierała się na analizie tego, jak mieszkańcy postrzegają przestrzeń boiska i jakie ewentualnie mają pomysły na jego wykorzystanie. Proste narzędzia wypracowane zostały na podstawie warsztatów z Forum – była to krótka, 4-pytaniowa ankieta (przygotowana przez pracowniczki Stoczni w wersji on-line i papierowej), a także tablica na pomysły mieszkańców, która zawisła na ogrodzeniu boiska, jedna niestety szybko została zdewastowana, nie dając możliwości zebrania opinii. Ostatnim elementem, służącym informacji o prowadzonych działaniach było zarządzane przez pracowników BOK wydarzenie na facebooku.

Ankieterami zbierającymi opinie mieszkańców najbliższej okolicy boiska zostali członkowie Forum i to oni okazali się najbardziej skuteczni (bardziej niż ankieta on-line i ankiety wyłożone przy pudełkach w kilku instytucjach publicznych w okolicy BOK). W ciągu niecałego miesiąca zebrali oni 86 ankiet, a kolejnych kilkadziesiąt spłynęło przez internet.

Po wstępnym zanalizowaniu potrzeb mieszkańców zgłoszonych ankieterom, do działań zostali włączeni przedstawicieli organizacji Engage Warsaw (engagewarsaw.pl). Dzięki ich pomocy przeprowadzony został proces prototypowania pomysłów będących wynikiem diagnozy. Przedstawiciele Forum, w obecności pracowników BOK i Stoczni, stworzyli z prostych materiałów plastycznych makiety sześciu rozwiązań odpowiadających potrzebom kilku wytypowanych wcześniej grup użytkowników (seniorzy, młodzież, rodziny z małymi dziećmi). Następnie, projekty zostały przerobione przez przedstawicieli Engage Warsaw w jednolite, kartonowe makiety i w takiej formie zaprezentowane mieszkańcom podczas 4 akcji konsultacyjnych – uczniom dwóch pobliskich szkół, rodzicom dzieci, spędzającym z nimi czas w pobliskiej bawialni i uczestnikom dużego wydarzenia w BOK. Zebrane opinie pozwoliły zawęzić propozycje do jednej całościowej koncepcji, tzn. przenośnej sceny, miejsca turniejów rodzinnych oraz przestrzeni do odpoczynku i grania w gry podwórkowe. Została ona uspójniona z szerszą ofertą BOK i wpisana przez pracowników w jej ramy. Gotowe elementy mają stanowić element letniej oferty ośrodka kultury.

3.4 Seminarium na temat partycypacji w instytucjach kultury

W lutym zorganizowane zostało podsumowujące projekt jednodniowe wydarzenie dla osób, które planują bądź już prowadzą działania partycypacyjne w instytucjach kultury (bibliotekach, domach kultury, muzeach itp.) – angażujące mieszkańców we współtworzenie ich oferty i wpływanie na sposób funkcjonowania. Formuła seminarium została oparta na prezentacjach przykładów takich działań z całej Polski, wymianie doświadczeń i warsztatach z osobami działającymi na tym polu.

Na wydarzenie przyjechały 62 osoby z całej Polski, w składzie przeważali przedstawiciele instytucji kultury (głównie ośrodków kultury, ale także bibliotek i muzeów), byli też przedstawiciele samorządów. Po spotkaniu powstała broszura podsumowująca je, dostępna w wersji pdf TUTAJ.

4.Rezultaty

Największym sukcesem projektu, który ma szansę pozostać trwałym rezultatem działań na Białołęce, było powołanie Forum Ośrodka Kultury, składającego się z aktywnych, różnorodnych i zaangażowanych mieszkańców. Dzięki postawieniu przed członkami Forum konkretnego działania do przeprowadzenia, szybko wyklarowała się najbardziej zaangażowana grupa, która wsparła skuteczność dotarcia do mieszkańców i zdobyła cenne doświadczenia do własnej, dalszej pracy. Ich zaangażowanie będzie miało wymierny efekt – w ramach projektu, na podstawie konsultacji z mieszkańcami powstały konkretne tymczasowe instalacje, które będą wykorzystywane przez BOK na terenie byłego boiska w miesiącach letnich.

Udało się uniknąć nadmiernej formalizacji w podejściu do sposobu działania Forum – członkowie od razu postawili na otwartą formułę tego ciała i autentyczną współpracę na rzecz lepszego działania BOK.

Otwarta przestrzeń po byłych kortach tenisowych, na której staną przenośne instalacje będzie także nowością dla samych mieszkańców, którzy sami je wybrali w ramach konsultacji. Będzie to dla nich sygnał, że ich głos ma znaczenie i że mogą wpływać na kształt swojego otoczenia i brać za nie odpowiedzialność. W sezonie letnim ta ożywiona przestrzeń zostanie otwarta dla mieszkańców, promując także otwartość samego ośrodka kultury. Trwałym elementem wzmacniania lokalnej społeczności na Tarchominie jest też mapa, stworzona z opowieści i miejsc ważnych dla mieszkańców.

Oprócz diagnozy dotyczącej oferty i sposobu działania, a także powstania Forum, pracownicy BOK zyskali też szerszą bazę kontaktów do lokalnych organizacji, spółdzielni mieszkaniowych, szkół i firm, z której już korzystają – zarówno w celach promocji wydarzeń, jak i zawiązywania współpracy.

5. Problemy/wyzwania

Głównymi wyzwaniami w projekcie było nawiązywanie relacji z mieszkańcami i z samymi pracownikami BOK. Mamy poczucie, że nie udało się w pełni zakorzenić pomysłu i wiary w Forum w nich wszystkich, często pochłoniętych na co dzień bieżącą pracą, a także przeżywających zmianę dyrektora i panujących w ośrodku zasad. W przyszłości może to stanowić pewne utrudnienie dla różnorodnych działań partycypacyjnych w ośrodku – w tym dla Forum Ośrodka Kultury, które jednak – wierzymy – szybko nawiąże z pracownikami bliższą współpracę przy konkretnych przedsięwzięciach.

Sama instytucja nadal boryka się z problemami związanymi z promocją i komunikacją – mimo dobrej oceny oferty BOK, nadal niewiele osób wie o wydarzeniach dziejących się w ośrodku. Wyzwaniem może być więc budowanie wizerunku partycypacyjnego miejsca w sytuacji, gdy wiele osób nie zna jego oferty.