Konsultacje programu „Warszawa Przyjazna Seniorom”

2. Przygotowanie projektu

Prace nad programem były prowadzone przez Biuro Polityki Społecznej Urzędu m.st. Warszawy we współpracy z organizacjami pozarządowymi skupionymi w dwóch Komisjach Dialogu Społecznego: ds. Uniwersytetów Trzeciego Wieku oraz ds. Osób Starszych i Kombatantów. Punktem wyjścia była analiza dotychczasowych działań miasta skierowanych do seniorów oraz przygotowana przez Instytut Pracy i Spraw Społecznych diagnoza potrzeb tej grupy mieszkańców.

Pierwotna wersja programu, napisana przez jedną z organizacji wyłonioną w konkursie, została w 2011 roku skierowana do konsultacji wewnętrznych w Urzędzie Miasta i Urzędach Dzielnic. Później omawiano ją również w Komisjach Dialogu Społecznego oraz na obradach Warszawskiej Rady Działalności Pożytku Publicznego. Następnie zaplanowano proces konsultacji dokumentu z mieszkańcami.

Przed konsultacjami Centrum Komunikacji Społecznej przeprowadziło ankietę wśród uczestników dwóch wydarzeń plenerowych skierowanych do seniorów: Senioraliów oraz Jarmarku Kreatywności. Zebrano wtedy 278 opinii osób powyżej 50 roku życia, dotyczących jakości usług, z których korzystają, oraz problemów, jakie napotykają w mieście. Badanie miało charakter rozpoznania potrzeb przed właściwym procesem konsultacji.

Został on zaplanowany na kwiecień 2012 roku. Były to pierwsze w Warszawie konsultacje społeczne, w których seniorzy zostali potraktowani priorytetowo. Przygotowały je wspólnie Biuro Polityki Społecznej, odpowiedzialne za program „Warszawa Przyjazna Seniorom” oraz Centrum Komunikacji Społecznej, które w stolicy odpowiada za prowadzenie konsultacji. Był to proces o tyle trudny, że dotyczył dokumentu strategicznego, który dla przeciętnego mieszkańca jest abstrakcyjny i oderwany od codziennego życia. Dlatego też poza podstawowymi formami (wyłożenie dokumentu w Biurze Polityki Społecznej, możliwość zgłaszania uwag przez telefon, pocztą elektroniczną i na internetowej platformie konsultacyjnej) zdecydowano się na warsztaty.

Centrum Komunikacji Społecznej wyłoniło w konkursie firmę (Pracownia z Oknem na Świat), która była odpowiedzialna za moderację spotkań. Wspólnie z nią stworzono scenariusz warsztatów. Zaplanowano cztery spotkania, a każde z nich odbyło się w innej dzielnicy – dwa na lewym brzegu Wisły (w Śródmieściu i na Żoliborzu) i dwa na prawym (na Targówku oraz na Pradze Południe). Miało to umożliwić dogodny dojazd na warsztat osobom z różnych części miasta. Miejsca, w których odbywały się spotkania, zostały zorganizowane poprzez kontakty Biura Polityki Społecznej i Centrum Komunikacji Społecznej: była to m.in. biblioteka publiczna na Targówku czy Żoliborskie Centrum Aktywizacji i Integracji Seniorów. Każdy z warsztatów odbył się w inny dzień tygodnia. Trzy z nich zaplanowano o wczesnej porze (godziny 12–14.30) z założeniem, że bardziej odpowiada ona potrzebom większości seniorów, natomiast jeden odbył się w godzinach wieczornych (17.30-19.30), by umożliwić udział również osobom czynnym zawodowo.

3. Właściwy proces

Jednym z kluczowych elementów procesu było dotarcie z informacją o konsultacjach do możliwie szerokiego grona zainteresowanych osób i przeprowadzenie rekrutacji uczestników warsztatów. Biuro Polityki Społecznej wykorzystało w tym celu swoją rozbudowaną sieć kontaktów wśród organizacji i instytucji pracujących z osobami starszymi. Plakaty i ulotki dotyczące konsultacji były przekazywane do Uniwersytetów Trzeciego Wieku, Klubów Seniora, Ośrodków Sportu i Rekreacji, bibliotek, Ośrodków oraz Domów Pomocy Społecznej, poradni geriatrycznych, Domów Dziennego Pobytu, a także do organizacji pozarządowych. Nie powiodła się promocja wydarzeń w przychodniach, na co liczyli organizatorzy – nie były one zainteresowane wieszaniem takich materiałów informacyjnych.

Dzięki szeroko zakrojonej akcji informacyjnej udało się zgromadzić na czterech warsztatach w sumie 77 uczestników. Najwięcej osób – ponad 30 – pojawiło się na Żoliborzu, gdzie funkcjonuje kilka Klubów Seniora. Najmniejszą frekwencją cieszył się jedyny warsztat zorganizowany w godzinach popołudniowych – zgodnie z przewidywaniami okazało się, że osobom starszym dużo bardziej odpowiadała wcześniejsza pora. Organizatorzy zadbali o to, żeby spotkania były dostosowane do potrzeb tej konkretnej grupy odbiorców. Wszystkie odbyły się w pomieszczeniach na parterze, były również odpowiednio nagłośnione. Materiały dotyczące programu „Warszawa Przyjazna Seniorom” zostały wydrukowane większą czcionką niż standardowo.

Jednocześnie pracownicy Urzędu wyszli z założenia, że na temat polityki senioralnej Warszawy powinien móc się wypowiedzieć każdy: osoby, które program „Warszawa Przyjazna Seniorom” będzie obejmować teraz, ale też w przyszłości (ma on obowiązywać do 2020 roku), a także wszyscy inni zainteresowani. Dlatego, choć na warsztatach dominowały osoby starsze, to obecnych było również kilka osób z innych przedziałów wiekowych.

Sam przebieg warsztatu był zaplanowany tak, by uczynić jak najbardziej przystępnym abstrakcyjny dokument, który podlegał konsultacjom. Uczestnicy pracowali nie na pełnym tekście, lecz na streszczeniu, które wyodrębniało trzy główne cele programu:

• Aktywizacja i integracja społeczna seniorów.
• Zapobieganie deprywacji potrzeb seniorów.
• Poprawa społecznego wizerunku starości.

Na początku każdego spotkania uczestnicy wypełniali ankietę, w której mogli wypowiedzieć się na temat ważności każdego z celów i poszczególnych działań, które proponuje program. Następnie byli dzieleni na trzy grupy i każda z nich szczegółowo omawiała jeden z celów. Praca w małych zespołach i skupienie się na jednym określonym problemie sprzyjała przybliżeniu omawianej tematyki do codziennych doświadczeń mieszkańców.

Zdaniem urzędników, uczestnicy konsultacji dobrze odnaleźli się w formie warsztatowej. Początkowe etapy spotkań bywały trudne ze względu na emocjonalne nastawienie niektórych uczestników, ale później podział na mniejsze grupy sprzyjał zabieraniu głosu przez osoby cichsze i zmniejszeniu dominacji osób najbardziej aktywnych – co jest uważane za największą trudność podczas tradycyjnych otwartych spotkań konsultacyjnych. Moderacja warsztatów przez osobę zewnętrzną umożliwiła natomiast skupienie się na wypracowywaniu rekomendacji zamiast zgłaszania indywidualnych skarg, co jest częste w przypadku spotkań prowadzonych przez urzędników.

W wyniku warsztatów wypracowano 49 rekomendacji do programu. Poprzez pozostałe kanały konsultacji zostało zgłoszonych dodatkowo 18 kolejnych – najwięcej przez pocztę elektroniczną. Wszystkie uwagi zostały skomentowane przez pracowników Urzędu Miasta na spotkaniu podsumowującym konsultacje 29 maja 2012 roku. Tego dnia proces konsultacji programu „Warszawa Przyjazna Seniorom” oficjalnie się zakończył.

4. Wykorzystanie wyników procesu

Program „Warszawa Przyjazna Seniorom” z poprawkami wprowadzonymi po konsultacjach został przesłany do ponownej akceptacji przez poszczególne komórki Urzędu Miasta oraz Komisje Dialogu Społecznego, po czym miał zostać uchwalony przez Radę Miasta. W międzyczasie jednak doszło do reorganizacji Biura Polityki Społecznej odpowiedzialnego za program. Wywołało to konieczność dalszych prac nad dokumentem, aby cele i oczekiwane rezultaty były bardziej precyzyjnie określone i dostosowane do założeń obowiązujących w nowej jednostce – Biurze Pomocy i Projektów Społecznych. Nowa wersja programu ma zostać ponownie poddana konsultacjom społecznym.

Nie oznacza to jednak, że uwagi wyrażone przez uczestników warsztatów nie zostały wykorzystane. Postulaty mieszkańców biorących udział w konsultacjach zostały wzięte pod uwagę w bieżącej działalności Biura Pomocy i Projektów Społecznych – program „Warszawa Przyjazna Seniorom” nie został jeszcze formalnie uchwalony, jednak w praktyce jest on realizowany. Na przykład w wyniku uwag mieszkańców dotyczących rozproszonej informacji na temat oferty dla osób starszych Biuro zdecydowało się stworzyć miejskie Centrum Seniora, które będzie zbierać w jednym miejscu wszystkie dostępne materiały i wiadomości.

Nie wszystkie rekomendacje mogły jednak zostać uwzględnione. Wiele z nich było zbyt szczegółowych, by wprowadzać je do dokumentu. Wskazuje to na pewien problem związany z zaplanowaniem konsultacji programu. Mieszkańcom został przedstawiony gotowy już efekt prac, z którym mogli się zgodzić lub nie, mogli dodać do niego poprawki, ale nie mieli możliwości przeformułowania go w zasadniczy sposób. Jak przyznali sami urzędnicy, lepszym pomysłem byłoby przeprowadzenie konsultacji przed napisaniem programu, by dać ich uczestnikom więcej przestrzeni do zgłaszania swoich pomysłów. W procesie, który został przeprowadzony, mieszkańcy mogli co najwyżej komentować już gotowy dokument.
Należy jednak zaznaczyć, że choć program był przygotowany bez otwartych konsultacji z mieszkańcami, to powstawał we współpracy z organizacjami pozarządowymi działającymi na rzecz seniorów.

Dodatkowy problem związany ze zgłaszanymi przez uczestników warsztatów uwagami wiązał się z ich tematyką. Wiele starszych osób skarżyło się na kwestie związane ze służbą zdrowia, np. dostępem do lekarza. Jest to jednak obszar, na który Miasto ma ograniczony wpływ, a w związku z tym urzędnicy nie mogli uwzględnić w programie tego typu uwag.

Ostatnią wątpliwość dotyczącą konsultacji programu „Warszawa Przyjazna Seniorom” budzi to, jaki typ osób brał w nich udział. Jest to ogólny problem procesów partycypacyjnych, ale wydaje się, że w przypadku osób starszych jest on szczególnie istotny. Na warsztatach pojawiali się przede wszystkim aktywni seniorzy, którzy tak czy inaczej uczestniczą w życiu społecznym i korzystają z oferty Miasta skierowanej do osób starszych. Zabrakło jednak głosu znaczącej grupy tych, którzy rzadko wychodzą z domu.

5. Uwagi do replikacji

• Warto przeprowadzić konsultacje z mieszkańcami jeszcze przed napisaniem dokumentu – pozwala to na rzeczywiste wykorzystanie ich potencjału oraz umożliwia im realne wpływanie na jego kształt.
• Warsztaty są bardzo dobrą metodą konsultowania dokumentów strategicznych – pozwalają przełożyć abstrakcyjną treść na coś bliższego codziennemu doświadczeniu mieszkańców. Niezbędne jest jednak dokładne przemyślenie, w jaki sposób zaprojektować takie warsztaty – niemożliwa jest bowiem praca na „suchym” tekście dokumentu.
• Czasami dobrze jest skorzystać z usług zewnętrznego moderatora. Umożliwia to stworzenie sytuacji, w której uczestnicy warsztatów skupiają się na pracy nad konsultowanym dokumentem zamiast kierować swoje osobiste sprawy do prowadzącego spotkanie urzędnika.
• Ważnym elementem konsultacji jest akcja informacyjna. W przypadku seniorów warto wykorzystać jako kanały dotarcia instytucje pracujące z tą grupą, takie jak Domy  Seniora czy Uniwersytety Trzeciego Wieku. Należy jednak pamiętać, że w ten sposób dociera się tylko do najbardziej aktywnych osób starszych.
• Należy uwzględniać specyficzne potrzeby osób starszych, zapewniając łatwo dostępną i dobrze nagłośnioną salę oraz materiały wydrukowane lub wyświetlane dużą czcionką. Proces konsultacji programu „Warszawa Przyjazna Seniorom” pokazuje też, że większości seniorów odpowiadają spotkania organizowane w środku dnia – nie należy jednak zapominać o tych, którzy są jeszcze w pełni czynni zawodowo.

Opracowanie powstało w ramach projektu „Jak usłyszeć głos seniora? Praktyczny przewodnik po partycypacji obywatelskiej osób starszych”, finansowanego ze środków Rządowego Programu na rzecz Aktywności Społecznej Osób Starszych na lata 2012-2013.