Zespół roboczy (grupa robocza)

Zespół złożony z przedstawicieli różnych interesariuszy (w sumie zazwyczaj 10-30 osób), który podczas kilku spotkań wypracowuje rozwiązania konkretnych problemów, dokumenty lub rekomendacje. Zwykle pracuje w oparciu o wyniki przeprowadzonej wcześniej diagnozy problemu.

Opis techniki

Zespoły/grupy robocze to ciała opracowujące na podstawie diagnozy i najlepiej społecznych wytycznych rozwiązania lub rekomendacje do dalszych etapów konsultacji. W zależności od potrzeb, w jednym procesie może być utworzonych nawet kilka grup roboczych zajmujących się poszczególnymi zagadnieniami. Mogą mieć charakter doraźny (na potrzeby jednego procesu) lub stały. Do procesu konsultacji można również angażować istniejące już grupy mieszkańców lub grupy interesu posiadających swoją reprezentację. Dobór uczestników zazwyczaj przebiega zgodnie z zainteresowaniami chętnych i ich kompetencjami jeżeli nabór ma charakter otwarty. W przypadku doboru celowego, uczestnicy zapraszani są bezpośrednio z uwagi na swoje kwalifikacje, pozycję społeczną lub doświadczenie, które mogą wnieść w prace grupy. Sam nabór może mieć jednak charakter niestandardowy i pełnić rolę grupo-twórczą:

Grupy/zespoły robocze to narzędzie, które wymaga dostosowania do kontekstu, w którym jest używane i etapu konsultacji, na którym jest wykorzystywane. Zespół może mieć na przykład charakter:

• grupy sterującej procesem, w którym konieczne jest uwzględnienie punktów widzenia jak najszerszej palety interesów: W skład grupy weszło sześć osób reprezentujących różnych interesariuszy. Członkowie grupy po wstępnej analizie tematu zabierali do domu materiały poszerzające wiedzę. Między spotkaniami otrzymywali również od ekspertów pytania, dodatkowe informacje lub zadania do wykonania i przemyślenia. Podczas kolejnego spotkania przystępowali do dyskusji bogatsi o nowe doświadczenia i punkty widzenia. W taki sposób wspólnie wypracowano model procesu i sposób ustalania kryteriów jakości – jakie aspekty należy uwzględnić, o jakie wartości przede wszystkim zadbać.
• centralnego narzędzia wypracowywania rekomendacji dla całej społeczności: Spotkania grupy, trwające po trzy–cztery godziny, odbywały się przez osiem tygodni w czerwcu i lipcu 2013 r. Co ważne, terminy spotkań dostosowane były do harmonogramu prac w gospodarstwach, między innymi żniw, pór dojenia krów czy zamykania kur na noc. Dzięki temu wszyscy członkowie komitetu mogli brać w nich udział. Spotkania miały charakter: informacyjny, warsztatowy i negocjacyjny. Członkowie komitetu poprosili o włączenie do prac niezależnych ekspertów. Podczas posiedzeń odpowiadali oni na wiele szczegółowych pytań dotyczących gazu łupkowego. Było to bardzo ważne, ponieważ brakowało tego typu informacji. –  Spotkania Lokalnego Komitetu Dialogu były bardzo ciekawe, ale wymagały uwagi, cierpliwości i intensywnego zaangażowania. Spoczywała na nas wielka odpowiedzialność. Zadawaliśmy pytania, słuchaliśmy ekspertów, czuliśmy się moralnie zobowiązani. Chodziło przecież o to, by jak najwięcej się dowiedzieć i potem zdobyte informacje przekazać mieszkańcom, uspokoić ich. Początkowo obawy mieszkańców były wielkie – bali się o czystość powietrza, wody, mówili o skażeniach, zmianie mikroklimatu. Powoli jednak te lęki ustępowały, bo otrzymywali informacje od nas, a także wzajemnie się informowali, bo przecież u nas wszyscy się znają – podkreśla członkini grupy.
• zespołów opracowujących szczegółowe rozwiązania wskazane przez społeczność jako preferowane do realizacji: Etap wdrażania inicjatyw miał charakter partycypacyjny – za realizację wypracowanych pomysłów odpowiadali przede wszystkim uczestnicy programu. W przypadku kilku z siedmiu opracowanych w ramach Planu projektów uczestnicy zorganizowali się w tematyczne grupy robocze. Realizacja niektórych projektów rozpoczęła się już w 2004 r. Część miała charakter krótkotrwały, część realizowano przez kilka lat, a niektóre funkcjonują do dziś. Urząd gminy ograniczał się wyłącznie do ogólnej opieki nad działaniami uczestników i – o ile zachodziła taka potrzeba – udzielał wsparcia organizacyjnego.
• rozbudowanego procesu tworzenia kolejnych grup odpowiadających podziałowi na grupy interesów i dyskusji ich tychże interesów pomiędzy grupami: Ze względu na bardzo dużą liczbę interesariuszy zaangażowanych w usługi opiekuńcze (ponad 900 osób) zdecydowano, by w dyskusjach pomiędzy grupami udział brali reprezentanci grup. Ponieważ jednak większość grup uczestniczących w konsultacjach nie miała leaderów ani reprezentantów, osoby takie wyłaniano podczas spotkań grupy (podczas pierwszego etapu). Zapewniano w ten sposób zgodę wszystkich uczestników dialogu na to, by konkretna osoba reprezentowała ich zdanie i interesy w dalszej dyskusji. Sam wybór reprezentanta akceptowanego przez grupę nie zapewniał jeszcze przeniesienia do rozmów na wyższym poziomie wszystkich tematów i opinii. Tu z pomocą przychodziły reprezentantom wnioski wypracowane na spotkaniach pierwszego etapu, gdzie zbierano wszystkie pomysły, problemy i kwestie, jakie wyrazić chciała dana grupa. Wymieniano także poglądy i wypracowywano wspólne stanowisko, tak by ułatwić dalsze prace przedstawicielowi grupy. Dopiero po takich działaniach dyskusje reprezentantów mogły uwzględnić to, czego poszukiwano w konsultacjach, czyli jak najszersze spektrum opinii na temat jakości usług opiekuńczych.

Przykładowy przebieg

1. Nabór członków zespołu
2. Definiowanie celów prac, podział zadań
3. Dyskusja problemów, cykliczne podsumowywanie prac i wyznaczanie kolejnych zadań
4. Formułowanie propozycji rozwiązań
5. Weryfikacja możliwości realizacji
6. Przyjęcie rekomendacji, dokumentów, rozwiązań
7. Przekazanie rozwiązań władzom i opinii publicznej

Przykłady zastosowania:

– Polska, standaryzacja usług opiekuńczych w Gdyni

– Polska, Mikołajki Pomorskie, Konsultacje wydobycia gazu z łupków

– Polska, rewitalizacja gdyńskiej Chyloni

 – grupa robocza ds. regulaminu konsultacji społecznych – przykład profilu społecznościowego prowadzonego przez społeczników-uczestników grupy  dla społeczności miejskiej