Spotkanie otwarte (spotkanie konsultacyjne)

Jego celem jest zaprezentowanie przedmiotu debaty, zebranie opinii uczestników nt. przedstawionych materiałów lub informacji, udzielenie dodatkowych wyjaśnień lub odpowiedzi na pytania.

Opis techniki

Otwarte spotkanie dla społeczności lokalnej, zwane również spotkaniem konsultacyjnym, to podstawowa forma którą przybierają konsultacje społeczne, zawierające elementy dyskusji twarzą-w-twarz. Nie należy jednak mylić jej ze spotkaniem informacyjnym, organizowanym głównie w celu poinformowania mieszkańców o prowadzonych lub planowanych działaniach. W zależności od tego, na jakim etapie konsultacji prowadzimy spotkanie, może mieć różny charakter i cel, na przykład:

• na etapie diagnozy: w celu poinformowania mieszkańców/interesariuszy o wy­nikach przeprowadzonych badań/analiz oraz dyskusji i zebrania opinii odnośnie tema­tu konsultacji, jak również w celu zaprezentowania dalszych etapów procesu konsultacyjnego i zaproszenia do udziału w konsultacjach,
• na etapie zasięgania opinii: aby zebrać opinie i pomysły interesariuszy na roz­wiązanie problemu,
• na etapie informacji zwrotnej: w celu poinformowania intere­sariuszy o podjętych decyzjach i dyskusji nad zaproponowanymi rozwiązaniami.

Dobrze zorganizowane konsultacyjne spotkanie publiczne, to takie, które m.in.:

• porusza kwestie, o których chcą mówić uczestnicy,
• umożliwia wszystkim zebranym powiedzenie tego, co myślą, bez oporów i obaw,
• pozostawia uczestników z wiedzą o tym, jakie będą jego wyniki i jak zostaną wykorzystane,
• daje zebranym poczucie, że wnioski wyciągnięte podczas dyskusji są uzasadnione,
• pozwala uczestnikom rozumieć komunikowane treści, a więc takie, na którym zadbano o przystępny język dyskusji,
• umożliwia uczestnikom odbycie rozmów twarzą w twarz, sprzyjając wypracowaniu wzajemnego zrozumienia i szacunku, nawet w przypadku, gdy oznacza to zgodę na głoszenie różnych opinii,
• jeśli to możliwe, sprzyja budowaniu dobrych relacji,
• jest przeprowadzone efektywnie i nie generuje niepotrzebnych wydatków,
• sprawia, że zebrani chcą wziąć udział w kolejnym zebraniu lub uczestniczyć w dalszych etapach procesu.

Przygotowując spotkanie – o czym nie można zapomnieć

• Określenie efektów, jakie ma przynieść spotkanie.
• Zaproszenie mieszkańców: łatwy i prosty w odbiorze komunikat, który zachęci do uczestnictwa w spotkaniu, pokaże, dlaczego warto się na nim pojawić, dlaczego warto się zaangażować (przetestuj swój komunikat na kilku potencjalnych odbiorcach).
• Uwzględnienie w programie harmonogramu całego procesu – zawsze dobrze wiedzieć, w którym momencie jesteśmy, którędy i dokąd zmierzamy.
• Uwzględnienie potrzeb i możliwości uczestników spotkania – np.: czy szybkie zapoznanie się z agendą spotkania i materiałami nie będzie barierą do sprawnego poprowadzenia spotkania? Jak długie powinny być to materiały – jak szybko uczestnicy zapoznają z raportem lub propozycją? Czy czcionka wydrukowanych materiałów jest czytelna dla wszystkich?
• Pamiętaj, że organizatorzy spotkań zazwyczaj oceniają je tylko z własnej perspektywy, przyjmując pozycję obronną i mówiąc: „Im więcej czasu zajmą prezentacje, tym mniej będzie miejsca na przerywanie i zakłócanie spotkania przez zebranych”. Nie przychodzi im do głowy, że uczestnicy często mogą zakłócać przebieg zebrania, ponieważ nie mają możliwości zabrania głosu.

Niedoceniana logistyka nawet najprostszych spotkań publicznych:

1. Bądź w miejscu spotkania przynajmniej na godzinę przed jego rozpoczęciem. Następnie:

• sprawdź działanie ogrzewania, oświetlenia i wentylacji,
• sprawdź sprzęt elektroniczny,
• sprawdź catering przygotowany na przerwę kawową lub lunch,
• sprawdź wyjścia ewakuacyjne, kwestie dotyczące bezpieczeństwa i zasady korzystania z sali,
• zaaranżuj przestrzeń, ustaw krzesła, wyznacz wolną ścianę, rozstaw stoły,
• na stole przy wejściu rozłóż plakietki z imionami i materiały wprowadzające,
• posegreguj, opisz i oznacz datami arkusze flipchartu,
• sprawdź flamastry i wyrzuć niepiszące,
• sprawdź przestrzeń przeznaczoną na szatnię i rozmowy telefoniczne.

2. Znajdź spokojne miejsce, odtwórz sobie nadchodzące wydarzenie najdokładniej, jak potrafisz i wyobraź sobie, że wszystko się udaje. Potem idź powitać uczestników.

Przebieg

1. Przygotowanie spotkania (organizacyjne i merytoryczne)
2. Spotkanie

• powitanie, sprawy organizacyjne
• prezentacje: np. założeń projektu, wyników badań
• przerwa (na wzięcie oddechu, wymianę zdań w kuluarach)
• moderowana dyskusja (od 30 do 90 minut)
• podsumowanie

3. Podsumowanie i upublicznienie wyników spotkania.

Szerszy opis: Partycypacja publiczna krok po kroku, rozdział: Planowanie spotkań bezpośrednich

Przykłady zastosowania: Polska, budowa parku nad jeziorem Balaton w Warszawie