Strategie rozwoju

Strategia rozwoju Milanowskiego Centrum Kultury

Rok realizacji: 2010 - 2012

Sztywna postawa organizatorów konsultacji wobec postulatów uczestników, brak wystarczającej ilości czasu, zbyt mała liczba pracowników zaangażowanych w proces ze strony instytucji, brak planu wdrażania strategii. Czy te problemy dotyczą tylko omawianego procesu partycypacyjnego? Niestety, nie. Jednak w Milanówku mimo tych przeszkód udało się osiągnąć cel – tamtejsza kultura odżyła.

Spis treści

1. Esencja projektu

Inicjatywa	Partycypacyjne wypracowanie strategii rozwoju dla Milanowskiego Centrum Kultury
Miejsce/czas	Milanówek, woj. mazowieckie, 2010 – 2012
Narzędzia	Warsztaty konsultacyjne
Kontakt	Milanowskie Centrum Kultury, www.mckmilanowek.pl

2. Kontekst

Milanówek jest niewielkim miastem wchodzącym w skład aglomeracji warszawskiej. Bliskość Warszawy powoduje, że każda tutejsza instytucja kultury musi liczyć się z konkurencją licznych wydarzeń odbywających się w stolicy.

Jedną z takich lokalnych instytucji jest samorządowe Milanowskie Centrum Kultury (MCK), działające od 2008 r. Ofertę MCK starano się dopasować do potrzeb i oczekiwań mieszkańców, monitorując liczbę uczestników poszczególnych zajęć i rezygnując z tych, podczas których frekwencja była zbyt mała. Jednak takie postępowanie skutecznie uniemożliwiało zarówno długofalowe zaplanowanie działań, jak i poszerzenie oferty.

Dyrekcja i pracownicy MCK chcieli zaangażować liczniejsze grono mieszkańców i zakroić całą akcję na większą skalę. Konieczne było zbadanie potrzeb milanówczan i dopasowanie do nich oferty centrum.

MCK zgłosiło się do udziału w projekcie Towarzystwa Inicjatyw Twórczych „ę”, zakładającym partycypacyjne tworzenie strategii instytucji kultury przy wsparciu merytorycznym ekspertów.

3. Cele

Celem projektu było stworzenie takiej strategii rozwoju dla Milanowskiego Centrum Kultury, która byłaby optymalna z punktu widzenia mieszkańców. Proces ten miał obejmować przeprowadzenie badań lokalnych społeczności, a następnie określenie strategii, by jak najpełniej uwzględniała ona wyniki diagnozy. Należy dodać, że wszystkie etapy procesu zostały przeprowadzone wspólnie przez Milanowskie Centrum Kultury, Towarzystwo Inicjatyw Twórczych „ę”, przedstawicieli społeczności oraz lokalnych władz. W ten sposób perspektywa mieszkańców (oraz innych interesariuszy zaangażowanych w działalność MCK) została uwzględniona już w trakcie tworzenia założeń i planowania całego przedsięwzięcia.

4. Działania

Od początku trwania projektu zadbano o jak najskuteczniejszą współpracę pomiędzy zaangażowanymi instytucjami. W najściślejszej grupie projektowej znalazło się troje koordynatorów – jeden z Towarzystwa Inicjatyw Twórczych „ę”, drugi z Milanowskiego Centrum Kultury, trzeci z urzędu miasta, koordynujący projekt ze wszystkimi działaniami władz lokalnych.

Początkowo było trochę nieporozumień. Spodziewałyśmy się, że przychodzą specjaliści, żeby za nas napisać strategię, ale w końcu ja sobie zdałam sprawę bardzo wyraźnie, że to przecież ja chcę tej strategii. I to my jesteśmy tymi specjalistami, którzy muszą ją napisać.
Anna Osiadacz – dyrektorka MCK

Organizatorom zależało na tym, żeby perspektywa mieszkańców była brana pod uwagę na każdym etapie procesu – również przy tworzeniu koncepcji diagnozy lokalnej i ustalaniu jej założeń. Dlatego już na samym początku przeprowadzono spotkanie konsultacyjne, na które zaproszono wszystkie formalne i nieformalne grupy związane z Milanowskim Centrum Kultury, organizacje działające lokalnie oraz liderów. Oprócz części informacyjnej, podczas której przedstawiono cele, ramowe założenia i działania, wspólnie ze zgromadzonymi mieszkańcami wypracowano też wstępne hipotezy dla diagnozy lokalnej. Zastanawiano się, jakie na terenie Milanówka są grupy społeczne istotne z punktu widzenia diagnozy MCK oraz jakiej przestrzeni powinna dotyczyć diagnoza i gdzie ją przeprowadzić.

Ze zgromadzonych na spotkaniu osób utworzyła się grupa robocza, która zbierała się cyklicznie w trakcie trwania projektu. Spotkania te odbywały się w formie warsztatów, podczas których kolejne aspekty projektu omawiano w zmieniających się podgrupach oraz w formie moderowanej dyskusji plenarnej.

Diagnoza

Podczas pierwszych warsztatów szczegółowo planowano diagnozę lokalną. Rozważano, jakimi zasobami dysponuje tutejsze centrum kultury i gmina. Analizowano harmonogram działań MCK i innych wydarzeń w mieście oraz różne możliwe oczekiwania mieszkańców odnośnie strategii rozwoju centrum. Planowano też same badania, zastanawiając się kogo, gdzie, kiedy i w jaki sposób należy badać, aby nikt nie został pominięty, a jednocześnie otrzymać jak najbardziej miarodajne informacje dotyczące potrzeb mieszkańców.

Wszystkie badania wykonano w trakcie wydarzeń kulturalnych w Milanówku, by diagnoza współgrała z kalendarium miasta i wykorzystywała obecne już zgromadzenia i aktywność. To pozwoliło na skupienie zainteresowania mieszkańców znacznie mniejszym nakładem pracy i pozwoliło stosunkowo niewielkiemu zespołowi na skuteczne zbadanie dużej liczby osób.

Diagnozę przeprowadzali sami mieszkańcy wraz z animatorami z MCK. Forma badania miała być otwarta, umożliwiając mieszkańcom swobodne i jak najpełniejsze opowiadanie o swoich potrzebach i oczekiwaniach względem domu kultury. Metody planowane były tak, by budzić zainteresowanie i zachęcać mieszkańców do udziału w badaniu.

1. Dom na kółkach

Pierwsza diagnoza odbywała się w dość specyficznym miejscu, jakim był dom na kółkach. Drewniany stelaż wysokości człowieka, w kształcie domu, opleciono sznurami. Osoby odwiedzające coroczne targi w Milanówku i wszyscy przechodnie wykazujący zainteresowanie byli proszeni o zapisanie na kartce swojej wizji idealnego domu kultury. Kartkę tę następnie przypinano do sznurów domku za pomocą spinacza do bielizny. Każda kolejna osoba i każdy obserwator mógł przeczytać zawieszone opinie i podyskutować o nich z przeprowadzającymi diagnozę. Domek ustawiano kolejno w trzech miejscach, które uznano podczas warsztatów planujących za najczęściej odwiedzane i najbardziej adekwatne ze względu na grupy docelowe i trwające wydarzenie kulturalne. Wraz z domkiem podróżowała dyrektor Milanowskiego Centrum Kultury, na bieżąco dyskutując z mieszkańcami opisywane przez nich wizje i pomysły. Jej obecność podkreślała wagę trwającego badania. Dzięki takim działaniom pracownicy MCK i zaangażowani mieszkańcy zbadali i przedyskutowali z wieloma obywatelami Milanówka obecny i pożądany wizerunek domu kultury oraz funkcje, jakie powinien on spełniać.

2. Mapowanie

Drugi etap diagnozy przeprowadzano w trakcie festynu z okazji Dnia Dziecka. Na trawie ułożono mapę Milanówka, której kontury wyznaczał sznurek. Przechodniów proszono o odpowiedź na pytania, w jak sposób spędzają czas wolny, gdy są sami, a jak, gdy przebywają z innymi. Każdą z odpowiedzi zapisywano na chorągiewce, którą następnie wbijano w odpowiednie miejsce trawiastej mapy miasta. W ten sposób uzyskano pełniejszy obraz tego, w jaki sposób mieszkańcy korzystają z przestrzeni miejskiej oraz jak planują swój wypoczynek. Analiza tego etapu diagnozy pozwoliła nie tylko lepiej poznać potrzeby mieszkańców dotyczące ich czasu wolnego, lecz także określić, które obszary miasta cieszą się zainteresowaniem, a które pozostają zaniedbane. W ten sposób dalsze działania Milanowskiego Centrum Kultury mogły lepiej wykorzystywać przestrzeń miejską, a także ją wzbogacać.

Korzystaliśmy też z innych atrakcyjnych, a nieznanych nam wcześniej metod. Robiliśmy mapowanie wolnego czasu. Rysowaliśmy miasto na trawie ze sznurków i zaznaczaliśmy chorągiewkami, gdzie gromadzą się ludzie, i faktycznie okazywało się, że często są to miejsca nieformalne, nieprzeznaczone do tego.

Anna Osiadacz – dyrektorka MCK

3. Portrety

Trzecią część diagnozy przeprowadzono przy okazji Festiwalu Otwarte Ogrody, odbywającego się w prywatnych ogrodach należących do mieszkańców, udostępnianych publicznie do działań twórczych i spotkań kulturalnych w ramach festiwalu. W trzech lokalizacjach utworzono stanowiska, gdzie każdy mógł stworzyć swój portret fotograficzny. Najpierw proszony był o dokończenie zdania: „W Milanówku marzy mi się…” i zapisanie go na kartce. Każdy portret przedstawiał mieszkańca wraz z jego marzeniem dotyczącym miasta. Akcja pozwoliła poznać potrzeby mieszkańców w szerszym kontekście, bez ograniczania ich obecnymi wyobrażeniami o domu kultury. Galerię portretów można obejrzeć tutaj.

Po każdym etapie diagnozy dyskutowano o wynikach w trakcie warsztatów z grupą roboczą. Kolejne działania planowano, uwzględniając uzyskane wcześniej informacje. I tak np. mapowanie wskazało na bardzo duże znaczenie ogrodów w życiu większości mieszkańców Milanówka, wpłynęło także na decyzję o przeprowadzeniu ostatniego etapu właśnie podczas festiwalu Otwarte Ogrody, wreszcie – określiło formę spotkania podsumowującego. Informację o tym, jakie działania mieszkańcy wyobrażają sobie w ramach idealnego domu kultury, uzupełniono pytaniem o czynności wykonywane w czasie wolnym niezależnie od instytucji kultury oraz o marzenia w bardziej ogólnym kontekście.

Ze względu na skład grupy roboczej analiza diagnozy była przeprowadzana przez różne osoby i uwzględniała odmienne perspektywy.

Wiedzieliśmy, że młodzież nie przychodzi, ale dopiero jak zrobiliśmy ankietę wśród młodych i okazało się, że w ich życiu MCK zupełnie nie istnieje, to było mocne doświadczenie.

Były też trudne momenty, bo badania pokazały nam, że mieszkańcy chcą rzeczy, które w domu kultury już są. Początkowo była frustracja i takie pytanie: Jak to? Przecież to wszystko już jest, dlaczego oni tego nie widzą? Potem zaczęliśmy myśleć konstruktywnie – skoro nie widzą, to coś jest nie tak z komunikacją. Wydawało nam się, że skoro używamy wielu kanałów – wieszamy plakaty, mamy newsletter, to już ta informacja powinna dotrzeć do wszystkich.

Anna Osiadacz – dyrektorka MCK

Moderatorzy warsztatów dbali o to, by grupa wypracowywała wnioski dotyczące pożądanych kierunków rozwoju domu kultury (w tym obszarów tematycznych, grup społecznych i przestrzeni miejskiej, na której mogą się skupiać działania MCK). Dyskutowano o tym, jaki jest główny cel Milanowskiego Centrum Kultury oraz jakie można określić cele operacyjne. Ponadto zapisywano szczegółowe i konkretne pomysły na programy i pojedyncze działania dla MCK.

Konsultacje

Cały proces partycypacyjnego wypracowywania strategii Milanowskiego Centrum Kultury zakończono otwartym spotkaniem dla mieszkańców. Miało ono na celu poinformowanie ich o dotychczasowych efektach, jakie udało się osiągnąć w procesie ustalania strategii. Mieszkańcy mogli wyrazić swoją opinię, a przez to mieli wpływ na realizację przedstawianych propozycji. Ze względu na to, jak istotne okazały się ogrody w życiu większości mieszkańców, wypracowana i prezentowana na spotkaniu misja MCK przyrównywała dom kultury do ogrodu. Same konsultacje były prowadzone przez pracowników centrum ubranych w ogrodniczki, zaś każdy uczestnik otrzymywał sadzonkę kwiatu.

Kierunki rozwoju i proponowane działania MCK wypracowane na podstawie partycypacyjnej diagnozy zostały przedstawione na planszach rozwieszonych na ścianach tak, by były łatwo dostępne dla konsultujących. Każdy mieszkaniec był proszony o nalepienie trzech znaczników przy wybranych przez siebie działaniach. Miały one oznaczać kolejno działania oceniane jako: a) coś dla mnie, b) propozycja, która powinna jak najszybciej zostać zrealizowana przez MCK oraz c) pomysł, który może poczekać. W ten sposób skutkiem procesu było nie tylko określenie wyraźnych kierunków rozwoju centrum kultury, lecz także priorytety nadane działaniom przez samych mieszkańców.

5. Rezultaty

Rezultaty realizowanego w Milanówku projektu mogą wydawać się zaskakujące. Po zakończeniu procesu partycypacji pracownicy Milanowskiego Centrum Kultury pozostali z licznymi propozycjami kierunków rozwoju, programów i szczegółowych działań oraz informacji o tym, na ile ważna i pilna jest każda z propozycji dla mieszkańców. Wypracowano także zarys misji i wizji centrum oraz działania zmierzające do uzyskania pożądanego wizerunku MCK w oczach mieszkańców.

Pojawiły się osoby, z którymi teraz pracuję. Zawiązało się grono osób zainteresowanych, działających. Coś drgnęło w społeczności. Przyszło też trochę młodych ludzi, którzy poczuli, że oni też coś mogą. Teraz z nimi współpracujemy, mamy wspólne plany, oni mogą się zgłaszać z pomysłami. To dla mnie bardzo ważne. Dopiero podczas warsztatów nad strategią w pełni uświadomiłam sobie, jaki potencjał drzemie w wieloaspektowym spojrzeniu na to samo zagadnienie i ile pomysłów generuje tak różnorodna pod każdym względem grupa. Warto z tego korzystać nie tylko przy okazji tworzenia dokumentu strategii, lecz także przy układaniu programu dla domu kultury na każdy kolejny rok!

Anna Osiadacz – dyrektor MCK

Ostatnie spotkanie konsultacyjne odbyło się wczesną jesienią 2012 r. Jednak do chwili pisania niniejszego tekstu, czyli ponad pół roku później, nie powstał jeszcze dokument opisujący nową strategię rozwoju MCK. Wypracowane partycypacyjnie wnioski wciąż pozostają osobnymi propozycjami, nie zebrano ich w jedną spójną strategię. Nie doszło do zatwierdzenia nowej strategii przez radę miasta tak, jak to planowano na początku projektu. Zalecenia z konsultacji nie są zatem w żaden sposób wiążące dla pracowników domu kultury.

Mimo to sam proces partycypacyjnego wypracowywania kierunków działań zaangażował mieszkańców i pracowników MCK na tyle mocno, że zaczęli oni realizować część zebranych pomysłów. Jeszcze przed zakończeniem konsultacji wprowadzano w życie elementy nowej strategii, propozycje nowych działań, uwzględniono nowe grupy docelowe.

Ponadto w Centrum Kultury wprowadzono procedurę, zgodnie z którą mieszkańcy mogą zgłaszać własne propozycje aktywności. Otrzymują zaplecze techniczne, wiedzę i wsparcie merytoryczne pracowników przy realizacji pomysłów.

Warto wspomnieć, że choć część działań dotyczy wyłącznie potrzeb określonych grup mieszkańców (jak np. przegląd zespołów garażowych, kino plenerowe czy festiwal sztuki dla młodzieży), to jednak duża część jest zorientowana również na wzmocnienie tożsamości mieszkańców Milanówka i zaangażowanie nowych grup osób. Przykładem mogą tu być warsztaty fotograficzne (zgłoszone w trakcie konsultacji) portretujące wybranych mieszkańców miasta i ich hobby. Zdjęcia prezentowane były w witrynach sklepowych w najbardziej uczęszczanych dzielnicach.

Można zatem stwierdzić, że proces partycypacyjnego tworzenia strategii rozwoju skutecznie zaangażował wiele grup społecznych oraz zmienił sposób, w jaki postrzegany jest dom kultury na tyle, by mieszkańcy realizowali w MCK swoje pomysły i chętnie tworzyli nowe przedsięwzięcia dla innych. Z pewnością również w trakcie projektu stworzono atmosferę i sieć relacji umożliwiające mieszkańcom zgłaszanie się do pracowników MCK z własnymi pomysłami i wspólne działania.

6. Problemy/wyzwania

- Sztywna postawa pracowników instytucji przeprowadzającej konsultacje wobec postulatów uczestników konsultacji. Jeżeli instytucja przeprowadzająca konsultacje traktuje wnioski i pomysły zgłaszane w konsultacjach jako żądania, będzie stawiać opór i przeciwstawiać się w dyskusji przedstawicielom społeczności. To może prowadzić do nasilenia sporów i tylko wzmoże obawy i uprzedzenia obydwu stron. Skuteczna dyskusja jest możliwa dopiero wtedy, gdy zgłaszane propozycje są traktowane jako punkt wyjścia do rozmowy, wskazówka do tego, jakie potrzeby kryją się za propozycją. Przeprowadzający partycypację powinni mieć świadomość, że nie mają obowiązku wprowadzać w życie wszystkich postulatów zgłaszanych w konsultacjach. Mają jednak obowiązek zrozumieć, co skłoniło uczestników do zgłoszenia konkretnych propozycji.

- Brak wystarczającej ilości czasu lub zbyt mała liczba pracowników zaangażowanych w proces ze strony instytucji. Samo przeprowadzenie diagnozy to zaledwie niewielka część pracy w całym procesie konsultacji. Analiza i wyciąganie wniosków to dalsze, ogromne zadania, które pochłaniają znaczną część zasobów grupy projektowej. Kolejnym, niezwykle ważnym i czasochłonnym zadaniem jest integrowanie informacji i nadanie im formy końcowego, szczegółowego planu i dokumentu. To zadanie najczęściej przypada już nie wielostronnej grupie projektowej, ale pracownikom jednej instytucji. Zadanie to może być bardzo obciążające i przekroczyć możliwości czasowe jednego pracownika.

- Brak planu wdrażania lub planu realizacji strategii. Silne zaangażowanie wytworzone w procesie partycypacji sprawiło, że strategia rozwoju jest realizowana skutecznie, niezależnie od problemów ze sformułowaniem jej ostatecznego kształtu. Jednak brak zapisanej i zatwierdzonej strategii w konkretnym kształcie sprawia, że nadzwyczaj trudno jest ocenić, na ile skutecznie i w jakim stopniu została ona wprowadzona w życie. W przypadku pojawienia się problemów lub spadku zaangażowania ewaluacja i korygowanie działań będą znacznie trudniejsze.

7. Rekomendacje

Warto zaplanować proces tak, by umożliwić uczestnikom zaangażowanie w różnym stopniu. By znaleźli w nim miejsce zarówno ci, którzy chcą poświęcić dużo czasu konsultacjom, jak i ci, którzy mają dla nas tylko chwilę.

Przede wszystkim [zalecam] uwzględnić różne poziomy możliwego zaangażowania. Tak, żeby można było się zaangażować troszeczkę lub zaangażować bardzo. I żeby od początku było to jasne. To znaczy, że uczestnicy mogą przyjąć różne role w procesie i będą one równie ważne. Nie ma tu alternatywy: albo wszystko, albo nic.

Agnieszka Strzemińska, koordynatorka Towarzystwa Inicjatyw Twórczych „ę”

Dla powodzenia procesu ważne jest regularne utrzymywanie kontaktu z uczestnikami.

Trzeba pilnować utrzymywania kontaktu. Nawet jeżeli nie mamy nic do przekazania, warto odezwać się z informacją o tym, że tak jest. […] Ważny jest komunikat utrzymujący łączność.

Agnieszka Strzemińska, koordynatorka Towarzystwa Inicjatyw Twórczych „ę”

Angażować do działania uczestników, przekazywać im obowiązki i zadania. To zwiększa motywację uczestników procesu, jednocześnie mniej obciążając pracowników instytucji i pozwalając na koordynację większej liczby zadań.

Nie tyle organizować samemu. To nie my mamy się realizować i wymyślać. Należy oddać inicjatywę uczestnikom, pozwolić na inicjatywy oddolne.

Katarzyna Kira, animatorka Milanowskiego Centrum Kultury

Tekst: Agnieszka Mulak. Tekst powstał w kwietniu 2013 r.

Część cytatów pochodzi z publikacji „Strategia rozwoju zrób to sam 11 kroków do strategii rozwoju domu kultury” (Towarzystwo Inicjatyw Twórczych „ę”).