13 maja 2020 roku Fundacja Stocznia zorganizowa\u0142a dla praktyk\u00f3w i praktyczek partycypacji szkolenie on-line po\u015bwi\u0119cone tematowi ochrony danych osobowych w kontek\u015bcie spotka\u0144 z mieszka\u0144cami w internecie. Katarzyna Sad\u0142o, ekspertka prowadz\u0105ca szkolenie, podsumowa\u0142a jego najwa\u017cniejsze w\u0105tki i podzieli\u0142a si\u0119 wskaz\u00f3wkami dotycz\u0105cymi stosowania przepis\u00f3w o ochronie danych osobowych w partycypacji obywatelskiej on-line. Zapraszamy do lektury!<\/p>\n
Pandemia koronawirusa zmusi\u0142a nas do przeniesienia znacznej cz\u0119\u015bci dzia\u0142a\u0144 do przestrzeni wirtualnej, dotyczy to tak\u017ce rozmaitych spotka\u0144 odbywanych w ramach partycypacji obywateli i obywatelek w \u017cyciu publicznym. Szczeg\u00f3lne okoliczno\u015bci nie zwalniaj\u0105 nas jednak z obowi\u0105zk\u00f3w przestrzegania przepis\u00f3w dotycz\u0105cych ochrony danych osobowych, a wirtualne formy partycypacji mog\u0105 wi\u0105za\u0107 si\u0119 z zagro\u017ceniami, z jakimi raczej nie spotykamy si\u0119 podczas spotka\u0144 odbywanych tradycyjnie.<\/p>\n
Organizuj\u0105c spotkanie \u201ew realu\u201d, w du\u017co wi\u0119kszym stopniu jeste\u015bmy w stanie kontrolowa\u0107 to, co si\u0119 dzieje na sali \u2013 na przyk\u0142ad utrwalanie spotkania przez jego uczestnik\u00f3w i p\u00f3\u017aniejsze wykorzystanie takiego nagrania. Jako organizator nie zapobiegniemy nagrywaniu spotkania po kryjomu, ale panujemy nad tym, czy uczestnicy robi\u0105 sobie nawzajem zdj\u0119cia lub filmuj\u0105. W spotkaniu odbywaj\u0105cym si\u0119 \u201ew wirtualu\u201d ka\u017cdy jego uczestnik mo\u017ce w dowolnym momencie utrwali\u0107 wizerunek ka\u017cdego innego uczestnika (zazwyczaj podpisany te\u017c jego imieniem i nazwiskiem), mo\u017ce te\u017c nagrywa\u0107 ca\u0142e spotkanie i takie nagranie opublikowa\u0107 bez wiedzy i zgody uczestnik\u00f3w.<\/p>\n
W serwisach spo\u0142eczno\u015bciowych pe\u0142no jest zdj\u0119\u0107 z wideospotka\u0144, na kt\u00f3rych wida\u0107 twarze ich uczestnik\u00f3w podpisane imieniem i nazwiskiem \u2013 nie s\u0105dz\u0119, \u017ceby wszystkie te osoby by\u0142y \u015bwiadome tego, jak ich udzia\u0142 w takim spotkaniu mo\u017ce zosta\u0107 utrwalony i wykorzystany, o wyra\u017ceniu zgody na bycie nagrywanym nie wspominaj\u0105c. Sama uczestniczy\u0142am w spotkaniach, gdzie nikt nie uprzedzi\u0142 uczestnik\u00f3w, \u017ce spotkanie jest nagrywane, a nagranie (albo same zdj\u0119cia twarzy uczestnik\u00f3w) zostanie nast\u0119pnie opublikowane na stronie internetowej organizatora lub na jego fanpage\u2019u na Facebooku.\u00a0Tymczasem jako organizator nie mo\u017cemy zak\u0142ada\u0107, \u017ce uczestnik przez sam fakt zalogowania si\u0119 na nasze spotkanie wyrazi\u0142 zgod\u0119 na dalsze dysponowanie jego wizerunkiem, za\u015b nawet w przypadkach gdy jego zgoda nie jest potrzebna, bo dysponujemy inn\u0105 podstaw\u0105 prawn\u0105 przetwarzania danych, musimy pami\u0119ta\u0107, \u017ce ma prawo do uprzedniej pe\u0142nej informacji na temat celu i sposobu przetwarzania jego danych osobowych przez organizatora spotkania.<\/strong><\/p>\n Zanim przejd\u0119 do om\u00f3wienia konkretnych przyk\u0142ad\u00f3w, troch\u0119 o podstawach.<\/p>\n Dane osobowe\u00a0<\/strong>to informacje o osobie fizycznej, kt\u00f3r\u0105 mo\u017cna bezpo\u015brednio lub po\u015brednio zidentyfikowa\u0107, w szczeg\u00f3lno\u015bci na podstawie imienia i nazwiska, numeru identyfikacyjnego, danych o lokalizacji, identyfikatora internetowego lub szczeg\u00f3lnych czynnik\u00f3w okre\u015blaj\u0105cych jej fizyczn\u0105, fizjologiczn\u0105, genetyczn\u0105, psychiczn\u0105, ekonomiczn\u0105, kulturow\u0105 lub spo\u0142eczn\u0105 to\u017csamo\u015b\u0107. Brzmi skomplikowanie, ale jest do\u015b\u0107 proste.<\/p>\n Je\u015bli do ustalenia to\u017csamo\u015bci konkretnej osoby wystarczy jej imi\u0119 i nazwisko, np. dziennikarz sportowy \u017belis\u0142aw \u017by\u017cy\u0144ski jest i zawsze b\u0119dzie jedyn\u0105 osob\u0105 na \u015bwiecie o takim imieniu i nazwisko, to z pewno\u015bci\u0105 s\u0105 to jego dane osobowe. Jednak aby co\u015b by\u0142o dan\u0105 osobow\u0105 wcale nie musi zawiera\u0107 imienia i nazwiska, dan\u0105 osobow\u0105 jest bowiem sam wizerunek osoby (je\u015bli jest ona na nim rozpoznawalna), numer jej prywatnego telefonu kom\u00f3rkowego czy adres e-mail pozwalaj\u0105cy doj\u015b\u0107, o kogo chodzi (np.\u00a0katarzyna@projekciarnia.pl\u00a0w zupe\u0142no\u015bci wystarcza do jednoznacznego ustalenia to\u017csamo\u015bci osoby, kt\u00f3ra go u\u017cywa). Je\u015bli wi\u0119c organizujemy spotkanie on-line i osoby w nim uczestnicz\u0105ce podaj\u0105 wy\u0142\u0105cznie sw\u00f3j adres e-mail, z du\u017cym prawdopodobie\u0144stwem mo\u017cemy przyj\u0105\u0107, \u017ce kt\u00f3ra\u015b z nich ma taki, kt\u00f3ry pozwala ustali\u0107 jej to\u017csamo\u015b\u0107, a zatem:\u00a0gromadz\u0105c w trakcie rekrutacji na spotkanie same tylko adresy e-mail, ju\u017c przetwarzamy dane osobowe<\/strong>.<\/p>\n Przetwarzaniem danych osobowych<\/strong>\u00a0jest bowiem ka\u017cda operacja na danych osobowych \u2013 gromadzenie, przegl\u0105danie, utrwalanie, przechowywanie, ujawnianie czy usuwanie. Je\u015bli wi\u0119c kto\u015b my\u015bli, \u017ce organizuj\u0105c spotkanie on-line, nie przetwarza danych osobowych, bo nic specjalnego z nimi nie robi, najprawdopodobniej jest w b\u0142\u0119dzie. Nawet bowiem organizuj\u0105c spotkanie w formie\u00a0live\u2019a na swojej stronie na Facebooku, przetwarzamy dane osobowe os\u00f3b, kt\u00f3re nasz fanpage polubi\u0142y, i mamy wobec nich obowi\u0105zek informacyjny. Wi\u0119cej o tym mo\u017cna przeczyta\u0107 w artykule na stronie Urz\u0119du Ochrony Danych Osobowych<\/a>.<\/p>\n \u017beby prawid\u0142owo przetwarza\u0107 dane osobowe w ramach partycypacji spo\u0142ecznej, trzeba pozna\u0107 kilka podstawowych zasad rz\u0105dz\u0105cych ca\u0142ym procesem zgodnego z rozporz\u0105dzeniem o ochronie danych osobowych (RODO) przetwarzania danych osobowych \u2013 w samym RODO nie znajdziemy bowiem pasuj\u0105cych do ka\u017cdej sytuacji odpowiedzi na pytanie, jakie dane mamy prawo przetwarza\u0107, jak d\u0142ugo, komu mo\u017cemy przekazywa\u0107, jak je zabezpiecza\u0107 i kiedy musimy je usun\u0105\u0107.<\/p>\n Zasada ograniczenia celu<\/strong>\u00a0\u2013 dane s\u0105 zbierane w konkretnych, wyraz\u0301nych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposo\u0301b z nimi niezgodny. Przymierzaj\u0105c si\u0119 do pozyskiwania danych, musimy odpowiedzie\u0107 sobie na pytanie, jaki jest cel ich pozyskiwania i dalszego przetwarzania, a nast\u0119pnie \u2013 czy cel ten nie m\u00f3g\u0142by zosta\u0107 osi\u0105gni\u0119ty bez gromadzenia danych. Czy organizuj\u0105c spotkanie informacyjne, musz\u0119 naprawd\u0119 mie\u0107 imienn\u0105 list\u0119 obecno\u015bci uczestnik\u00f3w? Wype\u0142niaj\u0105c obowi\u0105zek informacyjny, b\u0119dziemy musieli poda\u0107 cel przetwarzania danych, on te\u017c b\u0119dzie wyznacza\u0142 nie tylko zakres danych, jakie mo\u017cemy pozyskiwa\u0107, lecz tak\u017ce jak d\u0142ugo mo\u017cemy je przechowywa\u0107.<\/p>\n Zasada minimalizacji danych\u00a0<\/strong>\u2013 przetwarzamy dane adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbe\u0328dne do celo\u0301w, w kto\u0301rych sa\u0328 przetwarzane. Je\u015bli celem przetwarzania danych jest rekrutacja na szkolenie on-line i dane s\u0105 nam potrzebne wy\u0142\u0105cznie po to, \u017ceby wys\u0142a\u0107 zainteresowanym link do pokoju na Zoomie, jedyn\u0105 dan\u0105, jakiej potrzebujemy, jest adres e-mail uczestnika, wszelkie dodatkowe informacje \u2013 jakkolwiek byliby\u015bmy ich ciekawi \u2013 s\u0105 zb\u0119dne w kontek\u015bcie celu, w jakim przetwarzamy dane.<\/p>\n Zasada ograniczenia przechowywania\u00a0<\/strong>\u2013 dane osobowe przechowujemy w formie umoz\u0307liwiaja\u0328cej identyfikacje\u0328 osoby, kto\u0301rej dane dotycza\u0328, przez okres nie d\u0142uz\u0307szy niz\u0307 jest to niezbe\u0328dne do celo\u0301w, w kto\u0301rych dane te sa\u0328 przetwarzane. Je\u015bli zebrali\u015bmy adresy e-mail uczestnik\u00f3w konsultacji spo\u0142ecznych, \u017ceby rozes\u0142a\u0107 im raport z konsultacji, dalsze przechowywanie tych danych nie ma ju\u017c uzasadnienia, bo osi\u0105gn\u0119li\u015bmy cel, w jakim zosta\u0142y zebrane.<\/p>\n Wi\u0119kszo\u015b\u0107 administrator\u00f3w danych osobowych ma sk\u0142onno\u015b\u0107 do zbierania nadmiaru danych oraz przechowywania ich jeszcze d\u0142ugo po tym, jak przesta\u0142y ju\u017c by\u0107 potrzebne do realizacji celu, w jakim zosta\u0142y zebrane. Tymczasem RODO oddaje osobie, kt\u00f3rej dane dotycz\u0105, kontrol\u0119 nad tym, co i w jakim celu jest robione z jej danymi osobowymi, kto i jak d\u0142ugo je przechowuje i komu je udost\u0119pnia. A my jako administrator danych mamy obowi\u0105zek o tym informowa\u0107 w tzw. klauzuli informacyjnej.<\/p>\n Ustalili\u015bmy, \u017ce organizuj\u0105c jakiekolwiek wydarzenie on-line zak\u0142adaj\u0105ce cho\u0107by minimaln\u0105 interakcj\u0119 z uczestnikami, przetwarzamy ich dane osobowe, np. adres e-mail, na kt\u00f3ry wy\u015blemy im link do spotkania na Zoomie, czy ich wizerunek lub g\u0142os, kt\u00f3re b\u0119dziemy widzie\u0107\/s\u0142ysze\u0107 w trakcie spotkania, a by\u0107 mo\u017ce nawet je utrwalimy, nagrywaj\u0105c spotkanie czy robi\u0105c zrzut ekranu. Jednym z naszych obowi\u0105zk\u00f3w jako organizatora takiego spotkania jest tzw. obowi\u0105zek informacyjny, kt\u00f3rego musimy dope\u0142ni\u0107 w momencie pozyskiwania danych, czyli\u00a0np. prosz\u0105c o wype\u0142nienie formularza zg\u0142oszeniowego.<\/p>\n RODO wymaga, aby ka\u017cda osoba, kt\u00f3rej dane pozyskujemy (a wi\u0119c ju\u017c przetwarzamy), zosta\u0142a poinformowana mi\u0119dzy innymi o:<\/p>\nCo to jest przetwarzanie danych osobowych?<\/h2>\n
Jakie s\u0105 zasady przetwarzania danych?<\/h2>\n
Jakie mamy obowi\u0105zki informacyjne w zwi\u0105zku z przetwarzaniem?<\/h2>\n